【リアルな展示会などに代わり開催されるバーチャルイベント】

近年、世界的な感染症の流行により、盛んに行われていた展示会などのリアルのイベントが中止となったり、延期になったりしています。イベントを開催するとクラスターが発生する可能性もあり、多くの人が集まるイベントに参加することは、企業にとっても非常にリスクが高くなっています。

このような時の代案として、バーチャルイベントを検討する企業が非常に増えてきています。サイトの構築やシステムの整備、コンテンツの制作など、初期の段階で様々な準備を行わなければならず、手間はかかるものの、コストの削減、新しい顧客との接触のチャンスを作り上げるなど、バーチャルイベントならではのメリットも多いと言えるでしょう。

【バーチャルイベントとは】

そもそもバーチャルイベントとは、オンライン上で行われるイベントの一種のことを指しています。これまで行われていた展示会は、主催者や出展者、来場者などがリアルな会場に集まって行われていましたが、バーチャルイベントはオンライン上に仮想空間を構築し、そこで開催するのです。CGや360度カメラの映像などでバーチャル会場に出展ブースを設営し、セミナーなどが行われる様子は、リアルな会場を感じさせます。来場者は、展示商品をタップするだけで商品説明を受けることができたり、外部サイトへの誘導、チャットに接続することが可能です。

【バーチャルイベントのメリット】

このようなバーチャルイベントには数多くのメリットがありますが、その一つが社会状況や天候等による場所や時間などの制約を受けにくいことです。イベントの開催においてこのような制約を受けにくいことが、バーチャルイベントが重宝される最大の理由であり、これは主催者だけではなく出展者、来場者にとってもメリットとなります。

近年はリアルなイベントに対して自粛要請が出ることがありますが、そのような場合でも中止することなく開催が可能です。リアルな会場ではリスクを伴いますが、オンライン上であればそのような心配も少なく、比較的安心・安全であるといえるでしょう。

場所や時間の制約も受けにくい点については、インターネット環境さえあれば地方だけではなく世界中のどこからでも気軽に来場が可能です。通常であれば開催日時を設定することになりますが、それではある程度時間の制約が発生してしまいます。バーチャルイベントの場合は、開催期間中24時間いつでもコンテンツにアクセスできるようにすれば、その制約をかなり緩めることができます。利用時間や利用日数に縛られることがないので、通常よりも長期にわたり続けていくことが可能です。

幅広く集客することができ、来場者情報を獲得できる点も大きなメリットです。場所や時間の制約がないので、リアルなイベントよりも幅広い集客が見込めます。リアルなイベントでは場所や時間が合わずに行くことができないという場合でも、バーチャルイベントなら気軽に来場することができるため、新規見込み客との接触のチャンスが巡ってくるのです。

また、参加申し込みから展示会での行動まで、全てオンライン上で完結することが可能です。そのため、来場者のブースへの立ち寄り履歴、それぞれのブースでの滞在時間、資料のダウンロードが行われたのかなど、情報を正確に手に入れることができます。このような情報は、今後の営業活動やマーケティングの分析に大いに役立つでしょう。

そしてなんといっても、コストの削減につながる点です。バーチャルイベントの場合、様々なコストを削減できます。会場の使用料や設営費用、スタッフの人件費、会場で提供しなければならない飲食費など、主催者は大幅なコスト削減が期待できます。出展者はブースの設営、資料の印刷費などの削減につなげることができ、来場者も会場までの交通費が必要なくなります。

【バーチャルイベントのデメリット】

このように数多くのメリットがありますが、実はデメリットもあります。それは何と言っても、初期準備や初期投資が大変である点です。サイトの構築やシステムの整備、コンテンツ制作などを行わなければならず、このような作業に慣れていなければ、準備にかなりの時間がかかります。このような初期準備を専門業者に頼むこともできますが、その際にはコストがかかることになるでしょう。

Webメディアやホームページとの差別化が図りにくい点もデメリットとなります。24時間いつでもアクセスできるため、特別感が出にくくなってしまうでしょう。双方向のコミュニケーションが取れるように、担当者がいる時間帯にしかコンテンツにアクセスできないようにする、チャットで質問に答えるといったいくつかの工夫が必要です。また、来場者には安定したインターネット環境が求められます。

このようにデメリットもありますが、それ以上に多くのメリットがあるバーチャルイベントの需要は、今後ますます増えていくことが予想されます。運営のノウハウを蓄積することは、今後の優位性確保にも繋がるでしょう。

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